Planejamento de evento

DICAS DE RELAÇÕES PÚBLICAS

TÓPICOS:

EVENTO EM ESPAÇO INSTITUCIONAL

1º - PLANEJAMENTO DOS OBJETIVOS – o que se pretende com o evento em relação ao público e a instituição.

2º - - CLASSIFICAÇÃO – simples para poucas pessoas, simples para muitas pessoas – se com requinte, verificar quais, que tipo e a forma.

3º - ESPAÇO – avaliação – metragem – levantamento do vazio e de itens cheios (bancos fixos, janelas, etc.) – definição de uso e aproveitamento dos espaços internos e das possibilidades de uso e de locação de itens e de outro(s) ambiente (s).

4º - ESTRUTURAÇÃO – ocupação do espaço – encontro do físico com a idealização planejada.

5º - DOCUMENTAÇÃO – verificação legal de se montar o evento, por exemplo, ATOS internos ou leis a serem seguidas para a instalação, produção e efetivação (ECAD, CREA...) verificação de normas internas para produzir as REGRAS E DIRETIVAS DO EVENTO.

6º - PESSOAL – aproveitamento de pessoal para formação de equipe e de voluntariado que possam estar DIRETAMENTE ENVOLVIDOS – distribuição de tarefa por características pessoais e de aproveitamento de experiências anteriores de cada envolvido.

7º - RECURSOS FINANCEIROS – ANTES da verificação de levantamento dos recursos financeiros, como buscar apoio e patrocínio, fazer a constatação de itens existentes e que podem ser disponibilizados (da fita crepe ao cordão de fita de inauguração), com aproveitamento de serviços/materiais que possam contribuir direta e INDIRETAMENTE, incluindo recursos humanos e fundos de reserva.

8º - DESCRIÇÃO DE MATERIAL – CHECK LIST com descrição todo o tipo de material a ser utilizado – quantas tomadas e para que cada tomada – material de pequeno porte para emergências e trabalhos de miudezes em geral, como tesoura, fitas decorativas e tecidos para disfarce, agulha, fita crepe e adesivas; material de correspondências e convites, cartazes – uso de orquestra/músicos, buffet, bailarinos, etc.

9º - - COORDENADOR DE NÚCLEO E SUBCOORDENADORES – formação ideal da equipe envolvida – com tarefas pré-determinadas – definição a quem se reportar e sob qual referência (tema tal com fulano, tema tal com beltrano, etc.)

10º - CRONOGRAMA – com fases pré, durante e pós evento – dividir em várias etapas e subdivir em cronogramas mais detalhados – montagem de datas e tarefas com especificação de cada ação e nominar o responsável. Incluir um quadro para companhamento do TEMPO com o objetivo de prevenir possíveis chuvas, tempestades, frio ou calor, além de outros itens de VARIÁVEIS.

11º COMUNICAÇÃO VISUAL– preparação da marca do evento institucional, produção de campanha publicitária com decisão de peças publicitárias ou sistemas de relações públicas e de divulgação/marketing, o que vai marcar o evento e decisão de preparação de BRINDES E LEMBRANÇAS. Se for o caso, visualização do evento, palco e preparação de palco (visual e técnico).

12º REUNIÃO DE TREINAMENTO E DE REPASSE DE AÇÃO - de integração, capacitação, formação institucional, fortalecimento da consciência institucional e do entusiasmo pela causa, troca de idéias para o alcance dos objetivos, documentação dos passos concretizados e dos idealizados.

13 - EVENTOS DE TERCEIROS – ver agenda de terceiros e outros eventos similares que possam contribuir, distrair ou tirar o brilho do evento em questão.

14º - PRODUÇÃO DE PLANO ESCRITO.

15º - CHECK LIST COMPLETO - PRÉ, DURANTE E PÓS EVENTO

16º - RESULTADOS OBTIDOS – relatório e descrição de erros e acertos e CONFERÊNCIA DE ALCANCE DE OBJETIVOS (NEM TODOS ESTIVERAM EM TUDO).

Cecília S. de Paiva